Prosedur dan Panduan Penghapusan Data Anggota

Panduan ini mengatur standar operasional prosedur bagi Administrator tingkat Dewan Pengurus Cabang (DPC) ketika harus menghapus data keanggotaan seseorang dari sistem pangkalan data (database) digital Pertuni.

A. Dasar Hukum

Prosedur penghapusan data anggota ini merujuk pada:

1. Anggaran Rumah Tangga (ART) Pertuni Hasil Munas X Tahun 2024, khususnya Pasal 13 yang mengatur tentang hilangnya status keanggotaan.
2. Surat Edaran Ketua Umum Nomor 2 Tahun 2024 tentang Sistem Pendataan Keanggotaan Digital Pertuni.
3. Standar Prosedur Operasional Sistem Basis Data Keanggotaan Pertuni yang mengatur pengamanan data dan mekanisme konfirmasi penghapusan data.

B. Syarat Penghapusan Anggota Sesuai AD/ART

Penghapusan data anggota tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Mengutip langsung dari Anggaran Rumah Tangga (ART) Pertuni Pasal 13, seorang anggota (baik Anggota Pemula, Anggota Biasa, Mitra Bakti, maupun Anggota Kehormatan/Pembina) akan kehilangan status keanggotaannya hanya karena tiga hal berikut:

a. Permintaan sendiri yang diajukan secara tertulis; b. Tidak dapat memenuhi kewajibannya sebagai anggota dan/atau mencemarkan nama baik Organisasi; c. Meninggal dunia.

Data anggota di dalam web database baru boleh diajukan untuk dihapus apabila anggota yang bersangkutan telah memenuhi salah satu dari ketiga kriteria mutlak di atas.

C. Manfaat dan Tujuan Mekanisme Penghapusan Berlapis

Mekanisme di dalam web database mewajibkan adanya persetujuan dari tingkat provinsi (DPD) sebelum data benar-benar terhapus. Hal ini memiliki beberapa manfaat utama:

1. Mencegah Kesalahan Manusia: Mekanisme persetujuan ganda ini dirancang murni untuk mengamankan data dari kelalaian teknis Administrator Cabang, seperti tidak sengaja terpencet hapus atau salah memilih nama anggota yang namanya mirip.
2. Melindungi Identitas Anggota: Penghapusan data akan berdampak pada hangusnya Nomor Registrasi (KTAP) dan hilangnya QR Code anggota tersebut. Jika dihapus dan didaftarkan ulang, nomor registrasinya akan berubah. Oleh karena itu, validasi sangat krusial.
3. Tertib Administrasi: Memastikan setiap pengajuan penghapusan memiliki alasan yang jelas, valid, dan dapat dipertanggungjawabkan secara organisasi.

D. Prosedur Pengajuan Penghapusan (Bagi Admin DPC)

1. Buka peramban (browser) dan akses halaman database.pertuni.or.id, lalu login menggunakan alamat email resmi Pertuni.
2. Cari nama anggota yang akan dihapus menggunakan menu pencarian anggota atau melalui daftar anggota selengkapnya.
3. Setelah menemukan nama yang dituju, pilih Opsi lalu klik tombol Ajukan Penghapusan Data.
4. Anda diwajibkan untuk mengisi kolom alasan penghapusan secara rinci. Alasan ini harus merujuk pada syarat di AD/ART (misalnya diketik: Meninggal dunia pada tanggal sekian, atau Mengundurkan diri secara tertulis).
5. Klik tombol Kirim atau Hapus.
6. Data tidak akan langsung hilang dari sistem. Permintaan ini akan berstatus menunggu ulasan (review) dan sistem akan mengirimkan notifikasi ke dashboard Administrator Daerah (DPD).

E. Tindak Lanjut dan Cara Menghubungi Admin Daerah (DPD)

1. Pengajuan penghapusan yang Anda kirimkan akan masuk ke meja kerja Admin DPD. Admin DPD berhak melakukan klarifikasi, menyetujui, atau menolak pengajuan tersebut.
2. Data baru akan benar-benar terhapus secara permanen jika Admin DPD sudah mengklik tombol Setujui pada pengajuan Anda.
3. Sangat disarankan bagi Admin DPC untuk langsung mengirimkan pesan (chat) kepada Admin DPD guna menginformasikan bahwa ada pengajuan penghapusan data, sehingga proses dapat ditindaklanjuti dengan cepat.
4. Apabila Anda belum mengetahui daftar kontak Administrator DPD di provinsi Anda, Anda dapat melihat daftarnya melalui tautan berikut: https://pertuni.or.id/admindaerah/
5. Catatan penting: Anda harus sudah dalam keadaan masuk (login) ke email resmi Pertuni di peramban Anda sebelum dapat membuka tautan kontak Administrator DPD tersebut.

F. Panduan Aksesibilitas Pembaca Layar (Screen Reader)

Bagi administrator tunanetra pengguna pembaca layar:

• Gunakan pintasan huruf E (Edit) untuk melompat dengan cepat ke kotak pencarian nama anggota atau ke dalam kotak isian alasan penghapusan.
• Gunakan pintasan huruf B (Button) untuk mencari dan mengeksekusi tombol-tombol perintah seperti Opsi, Penghapusan Data, atau Setujui.