SOP Pembaruan dan Validasi Data Kontak DPD dan DPC

SOP ini disusun sebagai panduan bagi Dewan Pengurus Daerah (DPD) dan Dewan Pengurus Cabang (DPC) dalam memperbarui informasi data kontak kepengurusan, serta menjadi panduan bagi Sekretariat DPP Pertuni dalam melakukan validasi data agar direktori kontak organisasi secara nasional tetap mutakhir, terpusat, dan dapat dipertanggungjawabkan.

A. Direktori Kontak Pertuni Nusantara dan Fungsinya

1. Pusat Informasi Kontak: Pertuni memiliki basis data (berupa Spreadsheet) yang memuat daftar kontak aktif kepengurusan DPD dan DPC seluruh Indonesia. Data ini mencakup informasi seperti nama Ketua, Sekretaris, Dewan Pengawas, alamat email resmi, hingga nomor rekening resmi organisasi.

2. Akses Publik: Direktori kontak ini bersifat terbuka untuk tujuan koordinasi dan dapat diakses oleh anggota maupun masyarakat umum melalui tautan resmi: https://pertuni.or.id/nusantara.

3. Fungsi Validasi dan Antisipasi Penipuan: Selain memberikan kepastian informasi yang telah tervalidasi kepada publik mengenai detail kontak daerah dan cabang, keberadaan sheet ini berfungsi krusial untuk mengantisipasi adanya upaya-upaya penipuan. Dengan adanya rujukan data resmi yang terpusat, masyarakat atau donatur dapat memverifikasi kebenaran informasi—terutama untuk mencegah penyebaran nomor rekening bank palsu yang mengatasnamakan Pertuni saat sedang dilangsungkan kegiatan penggalangan dana.

4. Keamanan Data (Read-Only): Tautan direktori di atas hanya bersifat Read-Only (hanya dapat dibaca/dilihat). DPD, DPC, maupun pihak luar tidak dapat mengubah data di dalam sheet tersebut secara langsung guna menjaga keamanan dan keabsahan informasi.

B. Prosedur Pembaruan Data Kontak (Bagi DPD dan DPC)

Apabila terjadi perubahan data di tingkat DPD atau DPC (misalnya: pergantian susunan pengurus pasca Musda/Muscab, perubahan nomor WhatsApp narahubung, atau pembaruan alamat email dan nomor rekening resmi bank), pengurus wajib melakukan pembaruan data dengan prosedur berikut:

1. Persiapan Akun: Gunakan akun email resmi Pertuni (berakhiran @pertuni.or.id) milik DPD atau DPC untuk mengakses sistem pengajuan.

2. Akses Formulir Pembaruan: Buka aplikasi peramban (browser) dan akses formulir pembaruan data melalui tautan: https://pertuni.or.id/updatedata.

3. Pengisian Data: Isi formulir dengan lengkap dan saksama. Pastikan data yang dimasukkan (terutama nomor seluler/WhatsApp, email, dan nomor rekening) adalah data yang aktif dan digunakan murni untuk keperluan kedinasan organisasi.

4. Dokumen Pendukung: Apabila perubahan kontak dikarenakan adanya pergantian susunan kepengurusan, sangat disarankan untuk menyiapkan salinan Surat Keputusan (SK) terbaru untuk diunggah pada formulir (jika diminta) sebagai bukti legalitas.

5. Klik Submit atau Kirim.

C. Proses Validasi oleh Sekretariat DPP

Data yang telah dikirimkan oleh DPD atau DPC tidak akan langsung mengubah tampilan pada halaman direktori nusantara. Alur perubahannya adalah sebagai berikut:

1. Penerimaan Pengajuan: Formulir yang masuk akan diterima oleh sistem pengarsipan di bawah kelola Sekretariat Umum DPP Pertuni.

2. Proses Verifikasi: Pihak Sekretariat DPP akan memeriksa keabsahan pengajuan. Apabila dirasa perlu, Sekretariat DPP berhak menghubungi narahubung terkait untuk mengonfirmasi kebenaran perubahan data tersebut.

3. Pembaruan Sistem: Setelah data dinyatakan valid dan sah, Sekretariat DPP akan memperbarui Master Sheet Direktori Kontak.

4. Sinkronisasi Otomatis: Perubahan yang dilakukan oleh Sekretariat DPP pada Master Sheet akan secara otomatis tersinkronisasi dan tampil pada tautan https://pertuni.or.id/nusantara.

D. Tutorial Aksesibilitas Mengisi Formulir (Bagi Pengguna Screen Reader)

Bagi pengurus yang menggunakan aplikasi pembaca layar (Screen Reader seperti NVDA atau JAWS) di komputer/laptop, proses pengisian formulir pembaruan data dapat dilakukan secara cepat dan mandiri dengan panduan pintasan (shortcut) berikut:

1. Akses Halaman: Buka tautan https://pertuni.or.id/updatedata.

2. Mencari Judul/Instruksi: Tekan huruf H (Heading) untuk melompat langsung ke judul formulir dan membaca instruksi awal pengisian.

3. Melompat ke Kolom Isian: Tekan huruf E (Edit) atau F (Form Field) untuk melompat dari satu kotak isian teks ke kotak isian berikutnya (misalnya untuk mengisi Nama Cabang, Nama Ketua, No. HP, atau No. Rekening). Tekan Enter atau Space untuk mengaktifkan Forms Mode dan mulai mengetik.

4. Memilih Opsi (Pilihan Ganda/Dropdown): Jika terdapat pertanyaan berupa pilihan berganda (seperti memilih “DPD” atau “DPC”), gunakan tombol Panah Atas/Bawah, lalu tekan Space untuk memilih. Untuk menu Dropdown (Kotak Kombo), tekan Alt + Panah Bawah untuk membuka daftar, pilih dengan Panah Atas/Bawah, lalu tekan Enter.

5. Mengirim Formulir: Setelah semua data terisi, tekan huruf B (Button) untuk mencari tombol Kirim atau Submit, lalu tekan Enter untuk menyelesaikan pengajuan.