Tutorial: Impor Data dan Penerusan (Auto-Forward) Email Lama ke Email Resmi

A. Fungsi dan Relevansi bagi Organisasi

Berdasarkan Surat Edaran Ketua Umum Nomor 1 Tahun 2025, seluruh Dewan Pengurus Daerah (DPD) dan Dewan Pengurus Cabang (DPC) diwajibkan untuk menggunakan email resmi berakhiran @pertuni.or.id demi menjaga profesionalitas, keamanan, dan sentralisasi data organisasi.

Namun, kami menyadari bahwa alamat email organisasi yang lama (misalnya yang berakhiran @gmail.com atau @yahoo.com) mungkin sudah tercetak di kop surat lama, atau sudah telanjur disebarkan kepada instansi pemerintah (seperti Dinas Sosial), donatur, dan mitra kerja lainnya.

Tujuan Tutorial Ini:

1. Penyelamatan Data (Impor): Memindahkan seluruh riwayat pesan (arsip surat-menyurat) dan daftar kontak dari email lama ke email resmi Pertuni yang baru, sehingga Anda tidak kehilangan rekam jejak organisasi.

2. Penerusan Otomatis (Auto-Forward): Memastikan bahwa apabila ada pihak luar yang masih mengirimkan surat ke email lama, surat tersebut akan otomatis diteruskan dan masuk ke Inbox (Kotak Masuk) email resmi Anda yang baru. Dengan demikian, pengurus cukup membuka dan membalas pesan dari satu pintu saja (email resmi).

PENTING: Proses impor dan auto-forward ini hanya diperuntukkan bagi email lama milik organisasi. Dilarang keras menautkan atau mengimpor data dari akun email pribadi milik pengurus ke dalam email resmi Pertuni.

---

B. Video Tutorial

Bagi Anda yang lebih nyaman mendengarkan panduan secara langsung, silakan putar video tutorial di bawah ini yang dipandu oleh Departemen Riset dan Teknologi DPP Pertuni:

---

C. Langkah 1: Cara Mengimpor Email dan Kontak Lama

Langkah ini dilakukan dari dalam akun email resmi Pertuni yang baru.

1. Buka aplikasi peramban (browser) di komputer/laptop Anda, lalu login ke email resmi Pertuni (misal: [email protected]).

2. Masuk ke menu Setelan (Settings), lalu pilih Lihat semua setelan (See all settings).

3. Gunakan navigasi Tab atau panah untuk mencari dan membuka tab Akun dan Impor (Accounts and Import).

4. Temukan dan klik tautan Impor pesan dan kontak (Import mail and contacts).

5. Sebuah jendela pop-up akan muncul. (Catatan bagi pengguna Screen Reader: Jika jendela ini tidak muncul atau terdengar pesan “Error”, pastikan Anda menonaktifkan fitur “Pop-up Blocker” di browser Anda terlebih dahulu).

6. Pada jendela pop-up tersebut, masukkan alamat email lama organisasi (misal: [email protected]), lalu klik Lanjutkan (Continue).

7. Anda akan diminta untuk masuk (login) ke akun email lama Anda dan memberikan izin otentikasi kepada ShuttleCloud Migration. Klik Izinkan (Allow) atau konfirmasi peringatan keamanan yang muncul.

8. Setelah berhasil terhubung, centang opsi yang ingin diimpor:

   • Impor kontak (Import contacts)

   • Impor pesan (Import mail)

   • Impor pesan baru selama 30 hari ke depan (Import new mail for next 30 days)

9. Klik tombol Mulai Impor (Start import).

10. Proses ini akan berjalan otomatis di latar belakang (background). Jika email lama Anda memiliki ribuan pesan, proses ini dapat memakan waktu hingga 2 hari. Anda sudah bisa menutup jendela ini dan beraktivitas seperti biasa.

---

D. Langkah 2: Cara Mengatur Penerusan Otomatis (Auto-Forward)

Langkah ini dilakukan agar email yang masuk ke alamat lama (setelah lewat 30 hari) akan terus dialihkan ke email resmi Pertuni Anda. Langkah ini diatur dari dalam email lama (Gmail) Anda.

1. Pada peramban (browser) Anda, buka tab baru dan login ke email Gmail lama organisasi (bukan email resmi Pertuni).

2. Masuk ke menu Setelan (Settings), lalu pilih Lihat semua setelan (See all settings).

3. Buka tab Penerusan dan POP/IMAP (Forwarding and POP/IMAP).

4. Klik tombol Tambahkan alamat penerusan (Add a forwarding address).

5. Ketikkan alamat email resmi Pertuni Anda (misal: [email protected]), lalu tekan Berikutnya (Next) dan klik Lanjutkan (Proceed).

6. Gmail lama Anda kini telah mengirimkan sebuah tautan verifikasi keamanan ke email resmi Pertuni Anda.

7. Sekarang, kembali buka tab email resmi Pertuni Anda. Cari email masuk dari Gmail, lalu klik tautan konfirmasi (confirmation link) yang ada di dalam pesan tersebut.

8. Setelah dikonfirmasi, kembali lagi ke tab setelan email Gmail lama Anda. Segarkan halaman (Refresh / F5).

9. Pada tab Penerusan dan POP/IMAP, Anda kini dapat memilih tombol radio (opsi): Teruskan salinan email masuk kepada [email resmi Pertuni] (Forward a copy of incoming mail to…).

10. Pilih opsi Simpan salinan Gmail di Kotak Masuk (Keep Gmail’s copy in the Inbox) agar Anda tetap memiliki cadangan di email lama.

11. PENTING: Jangan lupa arahkan kursor ke bagian paling bawah halaman lalu klik tombol Simpan Perubahan (Save Changes).

Selesai!

Mulai detik ini, pengurus DPD/DPC dapat sepenuhnya melupakan akun email lama tersebut. Setiap kali ada surat masuk dari Dinsos, Donatur, atau pihak lain ke email lama, surat itu akan langsung muncul di Inbox email resmi Pertuni Anda. Anda pun dapat langsung membalas (Reply) surat tersebut menggunakan identitas email resmi @pertuni.or.id yang jauh lebih terlihat kredibel, rapi, dan profesional.