Panduan Umum dan SOP Administrator Database KTAP Digital

A. Fungsi dan Relevansi bagi Organisasi

Pangkalan data (database) keanggotaan digital di alamat database.pertuni.or.id merupakan pusat informasi keanggotaan Pertuni seluruh Indonesia. Sistem ini digunakan untuk mencatat demografi anggota secara akurat, mencetak Kartu Tanda Anggota Pertuni (KTAP) Digital secara mandiri, dan mempermudah pengurus dalam menyalurkan program pemberdayaan atau bantuan sosial yang tepat sasaran.

Mengingat sistem ini menyimpan data pribadi anggota yang bersifat rahasia (seperti NIK dan nomor kontak), setiap Administrator di tingkat DPD dan DPC wajib mematuhi standar keamanan siber dan prosedur pengelolaan data organisasi.

B. Standar Keamanan Siber (Wajib Dipatuhi)

Setiap Administrator memegang tanggung jawab penuh atas integritas data di wilayah kerjanya. Oleh karena itu, perhatikan aturan keamanan berikut:

Penggunaan Email Resmi: Akun administrator harus didaftarkan menggunakan email resmi organisasi, bukan email pribadi.
Kekuatan Kata Sandi (Password): Kata sandi minimal terdiri dari 8 karakter, mencakup kombinasi huruf besar, huruf kecil, angka, dan karakter khusus (seperti !, @, #, $). Jangan gunakan informasi yang mudah ditebak seperti tanggal lahir.
Pembaruan dan Penyimpanan Sandi: Ubah kata sandi secara berkala (minimal 3 bulan sekali). Dilarang keras menyimpan password pada fitur Auto-Save di peramban (browser) komputer.
Jaringan Internet: Dilarang melakukan login atau input data anggota menggunakan jaringan WiFi publik yang tidak aman (seperti di kafe atau stasiun). Gunakan koneksi internet seluler pribadi atau jaringan aman.
Wajib Logout: Pastikan untuk selalu keluar (Logout) dari sistem setelah selesai bertugas.

C. Akses Dasbor dan Pemulihan Akun

Buka peramban (browser) dan akses database.pertuni.or.id.
Masukkan alamat email resmi dan kata sandi yang telah diberikan.
Lupa Kata Sandi: Jika Anda lupa kata sandi, tidak perlu menghubungi DPP. Cukup klik menu “Lupa Password” di halaman depan, masukkan alamat email resmi Pertuni Anda, dan sistem akan mengirimkan tautan pembuatan kata sandi baru langsung ke Inbox email resmi tersebut.

D. Prosedur Input Data Anggota Baru

Untuk menambah anggota, masuk ke menu Pencarian Anggota / Lihat Selengkapnya, lalu pilih “Anggota Baru”. Pastikan data berikut diisi dengan cermat:

Nomor Induk Kependudukan (NIK): Wajib diisi dengan NIK asli yang valid (bukan angka acak) untuk keperluan integrasi program bantuan di masa depan.
Nomor WhatsApp/HP: Wajib diisi dengan nomor kontak yang aktif agar anggota dapat dihubungi oleh pengurus. Jika anggota tidak memiliki HP, gunakan nomor anggota keluarga yang serumah.
Ketentuan Foto KTAP Digital:

* Ukuran dan Format: Berformat JPG/PNG dengan ukuran file antara 100 KB hingga 1 MB.

* Rasio dan Komposisi: Menggunakan rasio potret/vertikal (misalnya 3x4 atau 2x3).

* Latar Belakang: Menggunakan latar belakang (background) polos.

* Subjek: Harus foto diri sendiri (tunggal), dilarang menggunakan foto berkelompok.

E. Pencetakan KTAP Digital

KTAP Digital dirancang untuk mendukung sistem ramah lingkungan (paperless).

Pada data anggota, klik menu opsi lalu pilih Cetak Kartu.
Klik Simpan. Sistem akan secara otomatis mengunduh (download) KTAP dalam format gambar (.PNG).
Gambar KTAP ini dapat diserahkan ke anggota untuk disimpan di ponsel mereka. KTAP digital ini sudah dilengkapi dengan QR Code terintegrasi.
Catatan: Pencetakan KTAP ke dalam bentuk fisik (seperti kartu plastik/PVC) tidak diwajibkan, namun dikembalikan pada kebijakan dan kesepakatan masing-masing DPD/DPC.

F. Pengajuan Mutasi (Perpindahan) Anggota

Apabila ada anggota yang berpindah domisili dari satu Cabang ke Cabang lain (baik di dalam maupun luar provinsi), gunakan fitur Mutasi agar anggota tidak perlu didaftarkan ulang dari nol.

Admin DPC asal mencari nama anggota bersangkutan, lalu pilih opsi Ajukan Perpindahan.
Pilih DPC Tujuan dan tuliskan alasan perpindahan (misal: pindah domisili atau pekerjaan).
Admin DPC asal menghubungi Admin DPC tujuan (misalnya melalui Grup WhatsApp Tim Administrator) untuk menginformasikan adanya pengajuan pindah.
Admin DPC tujuan cukup memeriksa notifikasi pengajuan masuk di dasbornya, lalu mengklik Setujui. Data akan otomatis berpindah.

G. Penghapusan Data Anggota

Penghapusan data anggota hanya boleh dilakukan berdasarkan ketentuan AD/ART (misal: anggota meninggal dunia, mengundurkan diri, atau diberhentikan). Sistem ini menerapkan mekanisme verifikasi berlapis untuk mencegah penghapusan yang tidak disengaja.

Admin DPC memilih opsi Penghapusan Data pada anggota terkait dan wajib menuliskan catatan/alasan penghapusan secara rinci. Catatan ini berfungsi layaknya surat keterangan resmi.
Data tidak akan langsung terhapus. Permohonan akan masuk ke dasbor Admin DPD (Tingkat Provinsi) untuk ditinjau.
Admin DPD bertugas memverifikasi alasan tersebut (bisa dengan mengonfirmasi ulang ke Admin DPC terkait).
Jika sudah valid, Admin DPD mengklik Setujui, dan data akan terhapus secara permanen.

H. Mengunduh Laporan (Excel) dan Statistik

Data Statistik: Di halaman depan Dasbor, admin dapat melihat statistik anggota berdasarkan kategori ketunanetraan, jenis kelamin, golongan darah, hingga pendidikan dan pekerjaan.
Unduh (Download) Data: Admin DPC maupun DPD dapat mengunduh seluruh data anggota di wilayah kerjanya ke dalam format Excel dengan mengklik tab Download. File ini dapat digunakan oleh pengurus untuk berbagai keperluan advokasi dan penyusunan proposal, namun kerahasiaan datanya wajib dijaga dengan ketat.

Sistem ini telah dirancang agar mudah digunakan oleh admin tunanetra pengguna Screen Reader (seperti NVDA atau JAWS). Gunakan pintasan (shortcut) cepat berikut:

Tekan huruf B (Button) untuk melompat langsung ke tombol-tombol fungsi (seperti “Masuk ke Sistem”, “Anggota Baru”, dsb).
Tekan huruf E (Edit) untuk melompat ke kotak isian pencarian anggota.
Tekan huruf T (Table) lalu navigasi kolom dengan Ctrl + Alt + Panah untuk membaca daftar anggota dalam format tabel secara rapi.