SOP Pengelolaan Berkas Digital

SOP ini bertujuan memberikan panduan baku bagi pengurus Pertuni di tingkat Pusat (DPP), Daerah (DPD), dan Cabang (DPC) dalam mengelola berkas digital organisasi—termasuk cara menyimpan, menamai, berbagi, dan menampilkan dokumen di platform penyimpanan awan (cloud storage) yang disediakan oleh Departemen Riset dan Teknologi DPP Pertuni.

A. Akses dan Kapasitas Penyimpanan Awan

1. Platform yang Digunakan: Pertuni menggunakan Google Drive yang terintegrasi dengan akun Google Workspace (@pertuni.or.id).
2. Kapasitas Penyimpanan: Setiap akun email resmi akan mendapatkan fasilitas kapasitas penyimpanan awan yang sangat besar, yaitu 500 GB untuk Pertuni Daerah (DPD) dan 200 GB untuk Pertuni Cabang (DPC). Kapasitas ini dapat dimanfaatkan untuk menyimpan arsip surat, dokumen, hingga video dokumentasi.
3. Cara Akses:
   • Melalui Browser: Akses melalui tautan https://drive.pertuni.or.id setelah masuk menggunakan email resmi Pertuni.
   • Melalui Aplikasi Komputer (Direkomendasikan): Unduh dan instal aplikasi Google Drive for Desktop. Dengan aplikasi ini, pengurus dapat mengakses, menyalin, dan memindahkan berkas langsung melalui File Explorer (Windows) atau Finder (Mac) layaknya folder biasa tanpa menghabiskan kapasitas penyimpanan lokal (hardisk/SSD) pada komputer pengurus.
   • Melalui Ponsel & Pencadangan Otomatis: Gunakan aplikasi Google Drive di Android/iOS. Khusus untuk ponsel yang digunakan untuk dokumentasi organisasi, sangat disarankan untuk mengaktifkan fitur pencadangan otomatis (auto-backup) menggunakan aplikasi Google Photos yang login menggunakan email resmi Pertuni.
4. Struktur Folder: Setiap tingkat kepengurusan (DPP, DPD, DPC) memiliki folder utama masing-masing yang dikelola oleh administrator. Jangan membuat folder di luar struktur yang telah ditetapkan tanpa persetujuan administrator.
5. Login: Gunakan selalu akun email resmi @pertuni.or.id untuk mengakses Google Drive organisasi. Hindari menggunakan akun Google pribadi agar berkas tetap berada dalam ekosistem organisasi.

B. Konvensi Penamaan Berkas

Penamaan berkas yang seragam memudahkan pencarian dan pengarsipan. Gunakan format berikut: [Tahun]-[Bulan]-[JENIS DOKUMEN]-[Deskripsi Singkat]

Contoh:

• 2025-06-SURAT-Undangan-Rapat-Nasional
• 2025-08-LAPORAN-Keuangan-Triwulan-III
• 2025-01-NOTULEN-Raker-DPD-Jabar

Aturan tambahan:

• Gunakan huruf kapital hanya pada awal kata atau kode jenis.
• Gunakan tanda hubung (-) sebagai pemisah, bukan spasi atau garis bawah (_).
• Hindari karakter khusus (/, \, *, ?, ", <, >, |) pada nama berkas.

C. Prosedur Mengunggah dan Mengelola Berkas

1. Pilih Folder yang Tepat: Pastikan Anda mengunggah berkas ke folder yang sesuai dengan jenis dokumen dan tingkat kepengurusan Anda.
2. Cara Unggah Berkas:
   • Via Browser: Klik tombol Baru (New) → pilih Unggah berkas (File upload) atau Unggah folder (Folder upload) sesuai kebutuhan.
   • Via Google Drive for Desktop: Cukup Copy (Salin) dan Paste (Tempel) berkas langsung dari folder komputer lokal Anda ke dalam Drive organisasi yang muncul di File Explorer.
3. Pengaturan Ketersediaan Berkas (Online vs Offline):
   • Hanya Online (Online Only): Berkas berukuran besar seperti video atau arsip foto sebaiknya dibiarkan dalam status Online Only agar tidak memakan kapasitas hardisk komputer lokal Anda.
   • Tersedia Offline (Available Offline): Untuk dokumen-dokumen penting berukuran kecil yang harus bisa diakses saat internet mati, Anda dapat mengubah pengaturannya menjadi Available Offline (klik kanan pada berkas/folder di aplikasi Drive for Desktop lalu pilih opsi ketersediaan offline).
4. Format Berkas yang Dianjurkan:
   • Dokumen teks: PDF untuk dokumen final; Google Docs untuk dokumen yang masih dalam proses penyuntingan.
   • Spreadsheet: Google Sheets untuk data yang perlu diperbarui secara berkala.
   • Presentasi: Google Slides untuk bahan paparan yang dibagikan secara luas.

D. Prosedur Berbagi dan Menampilkan Berkas (Sharing)

1. Berbagi di Dalam Organisasi: Untuk berbagi berkas hanya kepada pengurus Pertuni, gunakan opsi Semua orang di Pertuni yang memiliki tautan (Anyone in Pertuni with the link) agar tautan hanya dapat diakses oleh akun @pertuni.or.id.
2. Berbagi ke Publik: Apabila berkas perlu ditampilkan atau diunduh oleh pihak di luar organisasi (misalnya: formulir pendaftaran, surat edaran resmi), gunakan opsi Siapa saja yang memiliki tautan (Anyone with the link) dengan izin Penampil (Viewer). Jangan menggunakan izin Editor untuk tautan publik.
3. Tautan Berbagi: Salin tautan berbagi (Copy link) dari tombol Bagikan (Share) dan distribusikan melalui saluran komunikasi resmi (email atau grup WhatsApp Administrator).
4. Penanggung Jawab Berkas: Setiap berkas yang diunggah dan dibagikan ke publik harus diketahui oleh Ketua DPP/DPD/DPC bersangkutan. Simpan catatan berkas yang telah dibagikan secara publik.

E. Hak Akses dan Keamanan Berkas

1. Prinsip Hak Akses Minimum (Least Privilege): Berikan hak akses Editor hanya kepada individu yang benar-benar perlu menyunting berkas. Gunakan Commenter atau Viewer untuk pihak lain.
2. Dokumen Sensitif: Dokumen yang memuat data pribadi anggota (nama, NIK, alamat, data kesehatan) tidak boleh dibagikan menggunakan tautan publik. Bagikan hanya kepada akun @pertuni.or.id secara langsung.
3. Tinjau Izin Secara Berkala: Setiap akhir tahun, administrator wajib meninjau dan mencabut izin akses yang tidak lagi diperlukan pada berkas dan folder aktif.
4. Jangan Hapus Berkas Orang Lain: Tidak diperkenankan menghapus atau memindahkan berkas milik orang lain tanpa koordinasi terlebih dahulu. Apabila berkas perlu diarsipkan, pindahkan ke sub-folder Arsip yang tersedia.

F. Pengarsipan Berkas

1. Berkas yang sudah tidak aktif digunakan namun perlu disimpan sebagai referensi dipindahkan ke folder Arsip di dalam struktur folder masing-masing tingkatan.
2. Format nama tetap mengikuti konvensi pada bagian B, dengan menambahkan akhiran -ARSIP apabila diperlukan untuk membedakan dari versi aktif.
3. Berkas dalam folder Arsip tidak boleh dihapus permanen tanpa persetujuan Departemen Ristek DPP Pertuni.

G. Bantuan Teknis (IT Helpdesk)

1. Apabila mengalami kendala dalam mengakses, mengunggah, atau berbagi berkas di Google Drive, silakan menghubungi tim Departemen Riset dan Teknologi DPP Pertuni melalui email: [email protected].
2. Laporkan juga apabila Anda menemukan berkas yang tidak sesuai ketentuan (misalnya: berkas pribadi, berkas tanpa nama yang baku, atau berkas yang dibagikan secara tidak tepat) kepada administrator untuk ditindaklanjuti.