SOP Internal Verifikasi Pendaftaran Administrator Database

SOP ini merupakan panduan operasional internal yang dikhususkan bagi Departemen Pemberdayaan Daerah dan Cabang beserta Ketua Bidang II DPP Pertuni untuk melakukan pengecekan, validasi data pendaftaran, serta pengelolaan grup komunikasi Tim Administrator dari tingkat daerah maupun cabang.

A. Wewenang dan Tanggung Jawab

Pihak yang memiliki wewenang penuh untuk mengecek, memvalidasi data pendaftaran, sekaligus menambahkan personel administrator ke dalam grup WhatsApp Tim Administrator Pertuni se-Nusantara adalah:

1. Ketua Bidang II DPP Pertuni.

2. Departemen Pemberdayaan Daerah dan Cabang DPP Pertuni.

B. Prosedur Pengecekan dan Validasi Berkas

1. Persiapan Akun (Login): Sebelum mengakses tautan pengecekan, pastikan Anda telah login (masuk) pada browser menggunakan email resmi Pertuni milik Departemen Pemberdayaan Daerah dan Cabang atau email resmi Ketua Bidang II. Langkah ini wajib dilakukan agar Anda memiliki hak akses untuk membuka Google Sheet yang memuat data pendaftaran masuk.

2. Akses Tautan Validasi: Setelah memastikan login dengan email resmi yang tepat, akses halaman pengecekan data pendaftaran administrator melalui tautan: https://pertuni.or.id/cekadmin.

3. Pengecekan Keabsahan Berkas: Tinjau kelengkapan data pendaftar yang masuk. Perhatian utama ditujukan pada keabsahan dokumen Surat Keputusan (SK) Pengangkatan atau Surat Tugas yang diunggah oleh pendaftar. Pastikan dokumen tersebut sah dan diterbitkan secara resmi oleh Ketua DPD atau Ketua DPC yang bersangkutan.

C. Tindak Lanjut dan Pengelolaan Komunitas WhatsApp

1. Tindak Lanjut Jika Tidak Valid: Apabila ditemukan ketidaksesuaian data atau berkas yang tidak sah, pihak validator (Ketua Bidang II / Departemen Pemberdayaan Daerah dan Cabang) berhak menolak pendaftaran dan dapat menghubungi DPD/DPC yang bersangkutan untuk meminta perbaikan dokumen.

2. Tindak Lanjut Jika Valid: Apabila data dan berkas dinilai sah, pihak validator segera memberikan persetujuan (validasi), berkoordinasi dengan Departemen Riset dan Teknologi terkait pembuatan akun database, dan secara langsung menambahkan nomor kontak administrator tersebut ke dalam grup WhatsApp.

3. Rekapitulasi Data Kontak: Setelah proses verifikasi pendaftaran calon tim administrator valid dan kontak sudah dimasukkan ke dalam grup, pihak Departemen Pemberdayaan Daerah dan Cabang wajib merekap data kontak tim administrator tersebut pada Google Sheet Data Kontak Tim Administrator yang sudah dikelompokkan sesuai dengan provinsi. Google Sheet rekapitulasi ini dapat diakses melalui tautan https://pertuni.or.id/admindaerah/, dan hanya dapat diakses setelah pihak Departemen Pemberdayaan Daerah dan Cabang atau Ketua Bidang II login terlebih dahulu menggunakan email resmi Pertuni.

4. Struktur Komunitas WhatsApp: Pengelolaan grup komunikasi dikoordinasikan dalam format WhatsApp Community (Komunitas) dengan nama induk Tim Administrator Pertuni. Di dalam komunitas tersebut, pembagian grup dipetakan menjadi 2 (dua) ruang lingkup:

   • Grup Tim Daerah: Grup ini dikhususkan hanya untuk tim administrator tingkat DPD (Pertuni Daerah / tingkat Provinsi).

   • Grup Tim Cabang: Grup ini merupakan ruang komunikasi yang lebih luas dan berisi lengkap seluruh administrator, baik administrator tingkat DPD maupun administrator tingkat DPC (Pertuni Cabang / tingkat Kota/Kabupaten).

5. Pemantauan Anggota Grup: Pihak Departemen Pemberdayaan Daerah dan Cabang wajib memantau keberadaan anggota di dalam grup. Apabila ada anggota tim administrator yang meninggalkan grup (leave group) tanpa keterangan, pihak Departemen wajib melakukan klarifikasi via pesan langsung (direct message) untuk memastikan perannya sebagai tim administrator. Hal ini dilakukan sebagai langkah antisipasi apabila terjadi ketidaksengajaan keluar dari grup.