SOP Verifikasi Disabilitas Calon Anggota Baru

SOP ini mengatur tata kelola baku verifikasi dan validasi calon anggota baru yang mendaftar secara mandiri melalui web database keanggotaan Pertuni. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa setiap pemegang Kartu Tanda Anggota Pertuni (KTAP) Digital dan Nomor Induk Anggota (NIA) resmi terbukti sah sebagai penyandang disabilitas netra sesuai ketentuan AD/ART Organisasi.

---

1. Tujuan dan Ruang Lingkup

1. Tujuan:

   • Menjamin keakuratan data keanggotaan Pertuni di seluruh Indonesia.
   • Mencegah penerbitan NIA bagi pihak yang tidak memenuhi kriteria disabilitas netra.
   • Memberikan kejelasan prosedur bagi pengurus di tingkat Cabang (DPC), Daerah (DPD), dan Pusat (DPP) dalam memproses pendaftar mandiri.
   • Memberikan kemudahan akses bagi calon anggota tunanetra di daerah pelosok yang belum memiliki akses Surat Keterangan Disabilitas (SKD) dokter melalui mekanisme verifikasi referal pengurus.

2. Ruang Lingkup: SOP ini berlaku untuk seluruh pengurus Pertuni di tingkat DPC, DPD, dan DPP yang memiliki akses peran (role) administrator pada Pangkalan Data Keanggotaan Digital Pertuni.

---

2. Landasan Aturan

1. Anggaran Dasar (AD) Pertuni Pasal 9 dan 10: Menetapkan syarat keanggotaan biasa Pertuni adalah penyandang disabilitas netra.
2. Anggaran Rumah Tangga (ART) Pertuni Pasal 12 dan 14: Mengatur mekanisme pencatatan dan penomoran kartu anggota yang bersifat nasional, unik, dan berkelanjutan.
3. Surat Edaran Ketua Umum Pertuni tentang Akuntabilitas Basis Data Digital.

---

3. Klasifikasi Alur Verifikasi

Pangkalan data Pertuni secara otomatis membagi berkas pendaftar mandiri ke dalam 2 kategori verifikasi:

A. Alur Verifikasi Medis (Pendaftar Melampirkan SKD)

• Kriteria: Calon anggota mengunggah dokumen surat keterangan resmi dari dokter spesialis mata, rumah sakit, puskesmas, atau klinik kesehatan pemerintah/swasta yang mencantumkan visus atau diagnosa disabilitas netra.
• Wewenang Administrator:
  1. Administrator memeriksa keaslian dan keterbacaan dokumen (KTP, Pas Foto, dan SKD Rumah Sakit).
  2. Apabila dokumen valid, Administrator menekan tombol persetujuan langsung: Terima & Terbitkan NIA (Verifikasi Medis SKD).
• Pencatatan Otomatis: Sistem secara otomatis mengunci catatan audit dengan tag: [VERIFIKASI_MEDIS_SKD] Disetujui langsung oleh [Nama Admin] pada [Waktu] karena melampirkan Surat Keterangan Disabilitas (SKD) dokter/faskes yang valid.

B. Alur Verifikasi Manual (Pendaftar Tanpa SKD)

• Kriteria: Calon anggota mendaftar tanpa melampirkan berkas SKD dokter.
• Kebijakan Sistem: Tombol persetujuan 1-klik langsung dinonaktifkan oleh sistem. Administrator dilarang menyetujui pendaftar tanpa melakukan verifikasi manual terlebih dahulu.
• Metode Verifikasi Manual yang Sah (Pilih Salah Satu):
  1. Rekomendasi / Referal 2 Pengurus PERTUNI (Metode Utama):
     • Minimal 2 orang pengurus aktif Pertuni (tingkat DPP, DPD, atau DPC) yang mengenal calon anggota menjadi penjamin.
     • Administrator wajib menginput Nama Lengkap dan Jabatan kedua pengurus penjamin, serta nomor kontak WhatsApp penjamin ke dalam sistem.
     • Format pencatatan: [VERIFIKASI_MANUAL_REFERAL] Direferensikan & dijamin oleh 2 Pengurus PERTUNI: 1) [Nama Penjamin 1] ([Jabatan]); 2) [Nama Penjamin 2] ([Jabatan])...
  2. Wawancara Video Call:
     • Petugas/Pengurus cabang menghubungi pendaftar via panggilan video (WhatsApp, Zoom, atau Google Meet).
     • Melakukan observasi visual terhadap kondisi disabilitas netra dan mencatat nama pewawancara, tanggal, serta hasil observasi visual ke dalam sistem.
  3. Pertemuan Tatap Muka Langsung:
     • Calon anggota berkunjung ke kantor sekretariat cabang/daerah atau dikunjungi langsung oleh tim pengurus.
     • Mengisi nama pengurus penerima, tanggal, lokasi sekretariat, dan catatan hasil temu fisik ke dalam sistem.

---

4. Tanggung Jawab Berjenjang & Batas Waktu Layanan (SLA)

Untuk mencegah berkas pendaftar terbengkalai, sistem menerapkan Service Level Agreement (SLA) berjenjang:

1. Tingkat Cabang (DPC) – Hari ke-1 s.d. ke-3:
   • Tanggung jawab utama verifikasi berada pada Administrator DPC domisili pendaftar.
   • DPC wajib menyelesaikan verifikasi (menerima atau menolak dengan alasan objektif) dalam waktu maksimal 3 hari kerja.
2. Tingkat Daerah (DPD) – Hari ke-4 s.d. ke-7 (Eskalasi Wilayah):
   • Apabila DPC belum memproses berkas pendaftar lebih dari 3 hari, sistem memberikan wewenang kepada DPD untuk melakukan eskalasi dan memproses verifikasi.
3. Tingkat Pusat (DPP) – Lebih dari 7 Hari (Intervensi Nasional):
   • Apabila berkas pendaftar terbengkalai lebih dari 7 hari tanpa tindak lanjut dari DPC maupun DPD, wewenang otomatis terbuka bagi Administrator DPP Pusat untuk melakukan intervensi demi melindungi hak calon anggota.

---

5. Prosedur Penolakan dan Pengembalian Berkas

1. Alasan Penolakan Wajib Objektif: Penolakan pendaftar hanya diperbolehkan apabila dokumen tidak valid (misalnya foto KTP buram dan tidak terbaca, pas foto tidak memperlihatkan wajah, atau calon anggota terbukti bukan penyandang disabilitas netra).
2. Larangan Penolakan Subjektif: Pengurus dilarang menolak pendaftar semata-mata karena “belum mengenal calon anggota”. Apabila belum kenal dan calon anggota tidak memiliki SKD, pengurus wajib menggunakan jalur wawancara Video Call atau meminta referal pengurus lain.
3. Mekanisme Pengembalian Berkas untuk Review Ulang: DPD atau DPP berhak mengembalikan berkas yang ditolak oleh DPC ke antrean aktif cabang apabila alasan penolakan dinilai tidak berdasar, disertai catatan evaluasi tertulis.

---

6. Audit Trail dan Transparansi Data

1. Seluruh riwayat verifikasi (SKD dokter, nama penjamin referal, nama pewawancara video call, maupun lokasi temu fisik) disimpan secara permanen pada kolom catatan_admin dan activity_logs.
2. Data ini dapat ditelusuri kapan saja melalui menu Daftar Anggota Aktif -> Edit Profil Anggota pada kotak informasi Riwayat Verifikasi Disabilitas.
3. Administrator yang memberikan persetujuan atau pengurus yang menjadi penjamin referal bertanggung jawab penuh atas keabsahan data yang diinput ke dalam sistem.

---

7. Panduan Teknis Lengkap

Panduan teknis langkah demi langkah pengoperasian sistem dan tutorial ramah pembaca layar (screen reader) dapat dibaca pada artikel:
👉 Prosedur Verifikasi Calon Anggota Baru (Cabang)