Tutorial: Mengoptimalkan Google Drive Organisasi (Penyimpanan Awan 200GB+)

A. Fungsi dan Relevansi bagi Organisasi

Sesuai dengan amanat Garis Besar Program Pertuni (GBPP) Periode 2024-2029 pada Bidang Keorganisasian, seluruh pengurus diwajibkan untuk membiasakan diri menggunakan fasilitas pengelolaan dan penyimpanan dokumen secara digital.

Setiap akun email resmi Pertuni (baik di tingkat DPD maupun DPC) telah dilengkapi dengan fasilitas penyimpanan awan (Cloud Storage) Google Drive berkapasitas sangat besar, yakni mulai dari 200 GB hingga 500 GB.

Manfaat Fasilitas Ini Bagi Pengurus:

1. Sentralisasi Arsip: Menyimpan seluruh dokumen, surat-menyurat, laporan, hingga aset multimedia (foto/video kegiatan) secara aman di satu tempat.

2. Berbagi Pakai (Sharing): Memudahkan pengurus untuk saling bertukar dokumen berukuran besar tanpa harus mengirimkannya satu per satu melalui WhatsApp.

3. Penyelamatan Data (Anti-Hilang): Dokumen tidak akan hilang meskipun komputer/laptop di sekretariat rusak atau terkena virus, karena seluruh data tersimpan secara aman di peladen (server) awan.

---

B. Video Tutorial

Bagi Anda yang lebih nyaman mendengarkan panduan secara langsung, silakan putar video tutorial di bawah ini yang dipandu oleh Departemen Riset dan Teknologi DPP Pertuni:

---

C. Cara 1: Mengakses Google Drive via Peramban (Browser)

Cara ini digunakan apabila Anda sedang meminjam komputer orang lain atau berada di fasilitas umum.

1. Buka peramban (browser) seperti Google Chrome, Mozilla Firefox, atau Microsoft Edge.

2. Pastikan Anda sudah login menggunakan email resmi Pertuni.

3. Masuk ke alamat: drive.google.com.

4. Panduan bagi pengguna Pembaca Layar (Screen Reader):

   • Untuk membuat folder baru atau mengunggah berkas (upload file), Anda cukup menekan huruf C pada keyboard (Pintasan untuk membuka menu “New” / “Baru”).

   • Gunakan tombol panah atas/bawah untuk memilih opsi “Folder Baru”, “Upload File”, atau “Upload Folder”, lalu tekan Enter.

   • Setelah proses unggah selesai, Anda dapat menavigasi daftar berkas menggunakan tombol panah.

---

D. Cara 2: Menggunakan Google Drive for Desktop (Paling Disarankan)

Ini adalah cara paling praktis karena Anda tidak perlu membuka browser. Cukup gunakan File Explorer (Windows) layaknya sedang mencolokkan Flashdisk ke dalam komputer.

1. Buka browser dan cari di Google: “Download Google Drive for Desktop”, lalu unduh dan instal aplikasinya di komputer/laptop Anda.

2. Setelah instalasi selesai, buka aplikasi tersebut dan klik “Sign In with browser”.

3. Masuk (login) menggunakan alamat email resmi Pertuni Anda.

4. Buka This PC atau My Computer di Windows. Anda akan melihat ada drive baru yang muncul (biasanya bernama Google Drive (G:)).

5. Anda cukup melakukan Copy dan Paste berkas kerja dari komputer ke dalam folder Drive G: tersebut. Sistem akan mengunggahnya secara otomatis ke internet.

6. Keuntungan Utama: Dokumen yang ada di Drive G: ini berstatus Online Only. Artinya, meskipun Anda menyimpan video sebesar 50 GB di sana, kapasitas Harddisk/SSD komputer Anda tidak akan berkurang sama sekali.

---

E. Mengatur Akses File Tanpa Internet (Available Offline)

Apabila ada dokumen sangat penting (seperti proposal atau AD/ART) yang harus bisa dibuka sewaktu-waktu meskipun komputer sedang tidak tersambung ke internet, Anda dapat melakukan pengaturan berikut pada Google Drive for Desktop:

1. Buka File Explorer dan masuk ke Drive G: (Google Drive).

2. Cari dan sorot (highlight) berkas atau folder yang diinginkan.

3. Tekan tombol Application Key atau Shift + F10 (untuk membuka menu Klik Kanan).

4. Gunakan panah bawah, cari dan pilih menu “Offline Access” (Akses Offline).

5. Tekan Enter pada pilihan “Available Offline” (Tersedia Offline).

6. Berkas tersebut akan diunduh ke komputer Anda sehingga selalu dapat diakses kapan pun, ada atau tidak ada koneksi internet.

---

F. Penggunaan Cerdas di Perangkat Seluler (Smartphone)

Selain di komputer, fasilitas penyimpanan awan ini sangat ideal untuk dihubungkan dengan perangkat smartphone yang biasa digunakan untuk keperluan organisasi (misalnya HP inventaris Cabang).

1. Unduh aplikasi Google Drive dan Google Photos dari Play Store (Android) atau App Store (iOS).

2. Sign In pada kedua aplikasi tersebut menggunakan email resmi Pertuni.

3. Buka aplikasi Google Photos, masuk ke pengaturan, lalu aktifkan fitur Auto-Backup (Pencadangan Otomatis).

4. Hasilnya: Setiap kali pengurus mengambil foto atau merekam video kegiatan menggunakan HP tersebut, dokumentasi akan langsung tersimpan secara aman ke cloud penyimpanan 200 GB milik Pertuni tanpa perlu dipindahkan secara manual.