Panduan Layanan Persuratan Resmi Digital Ber-QR Code

Panduan ini mengatur tata cara bagi Pengurus Cabang (DPC) dan Daerah (DPD) dalam menerbitkan surat resmi organisasi menggunakan fitur Layanan Persuratan Digital pada sistem KTAP Digital Next Generation (NG) di https://kta.pertuni.or.id.

Panduan ini disusun ramah bagi pengguna pembaca layar (screen reader seperti NVDA, JAWS, VoiceOver, atau TalkBack). Tekan huruf H untuk berpindah antarjudul bagian.

---

A. Latar Belakang dan Keunggulan Surat Digital

Sebelumnya, pengurus cabang sering mengalami kesulitan dalam membuat surat keterangan karena harus mengatur format dokumen Microsoft Word manual, menyusun kop surat berulang kali, atau terkendala saat penandatanganan fisik.

Fitur Layanan Persuratan di /dashboard/persuratan menghadirkan standarisasi nasional:

1. Tata Letak & Kop Surat Baku: Format kop surat resmi PERTUNI dengan logo dan tipografi rapi yang otomatis terpasang.
2. Kodifikasi Penomoran Otomatis: Sistem memberikan nomor surat resmi otomatis berurutan sesuai pedoman tata naskah organisasi tanpa risiko nomor ganda.
3. Tanda Tangan Elektronik & QR Code Keabsahan: Setiap surat dilengkapi barcode/QR Code unik yang menaut ke halaman verifikasi resmi di https://kta.pertuni.or.id/v/surat/[id]. Lembaga luar (seperti Bank, Kampus, atau Dinas Sosial) cukup memindai QR Code tersebut untuk membuktikan keaslian surat tanpa perlu cap basah fisik.

---

B. Jenis Surat yang Dapat Diterbitkan

1. Surat Keterangan Anggota Aktif: Diperlukan oleh anggota untuk melamar pekerjaan, beasiswa, bantuan sosial, atau persyaratan administratif perbankan.
2. Surat Rekomendasi Organisasi: Diterbitkan untuk merekomendasikan anggota dalam mengikuti pelatihan, kepanitiaan, atau program kemitraan eksternal.

---

C. Langkah-Langkah Penerbitan Surat Resmi

1. Masuk ke dasbor pengurus di https://kta.pertuni.or.id/pengurus/login.
2. Pada menu navigasi dasbor, buka menu “Layanan Persuratan” (URL: /dashboard/persuratan).
3. Tekan tombol B hingga menemukan tombol “Buat Surat Baru”, lalu tekan Enter.
4. Lengkapi formulir pembuatan surat:
   • Pilih Jenis Surat: Tentukan apakah Surat Keterangan Aktif atau Surat Rekomendasi.
   • Pilih Anggota Penerima: Ketikkan nama atau NIK anggota. Sistem akan otomatis mengisi data NIA, alamat, dan tempat tanggal lahir anggota bersangkutan.
   • Keperluan Surat: Ketikkan maksud penerbitan surat (contoh: Persyaratan pengajuan beasiswa pendidikan di Universitas X, atau Kelengkapan pembukaan rekening tabungan disabilitas).
   • Penandatangan: Pilih nama Ketua dan Sekretaris yang bertanda tangan.
5. Tekan tombol “Pratinjau & Terbitkan Surat”.
6. Sistem akan langsung memproses dokumen dalam format PDF siap cetak berukuran standar A4 yang dilengkapi nomor surat dan kode QR verifikasi.
7. Anda dapat mengunduh berkas PDF untuk dikirimkan melalui WhatsApp/email kepada anggota atau mencetaknya secara langsung.

---

D. Cara Memverifikasi Keabsahan Surat (Bagi Pihak Ketiga)

Apabila pihak bank, universitas, atau dinas pemerintah ingin memastikan bahwa surat yang dibawa oleh anggota adalah asli dan bukan hasil manipulasi:

1. Arahkan kamera smartphone atau aplikasi pemindai QR ke QR Code yang tertera di pojok bawah surat.
2. Peramban akan otomatis membuka halaman verifikasi resmi di https://kta.pertuni.or.id/v/surat/[id_surat].
3. Layar akan menampilkan rincian validitas:
   • Status: Surat Asli dan Terdaftar Resmi di DPP PERTUNI
   • Nomor Surat, Tanggal Penerbitan, dan Nama DPC Penerbit
   • Nama Anggota dan NIA Penerima Surat

---

E. Panduan Aksesibilitas Pembaca Layar (Screen Reader)

Tombol Pintas (NVDA / JAWS)	Fungsi di Halaman Persuratan
H	Berpindah antarjudul panduan, formulir isian, dan riwayat arsip surat.
F / E	Melompat ke kotak kombo jenis surat, pencarian anggota, dan keperluan surat.
B	Melompat ke tombol eksekusi (Buat Surat Baru, Terbitkan, atau Unduh PDF).
T	Melompat langsung ke tabel riwayat surat yang pernah diterbitkan.

---

Informasi Dokumen dan Penyusun

• Platform: KTAP Digital Next Generation (NG)
• Penyusun: Dimas Prasetyo Muharam, Ketua Departemen Riset dan Teknologi DPP Pertuni
• Penerbit: Departemen Riset dan Teknologi, Dewan Pengurus Pusat Persatuan Tunanetra Indonesia (DPP PERTUNI)