SOP Penggunaan Email Resmi Pertuni

SOP ini bertujuan untuk menjadi panduan bagi pengurus Daerah (DPD) dan Cabang (DPC) dalam mengakses, mengatur, dan menggunakan email resmi organisasi (@pertuni.or.id) guna menjaga keamanan data serta meningkatkan citra profesional Pertuni.

A. Cara Akses dan Login Pertama Kali

1. Dapatkan Akses: Username dan password akan didistribusikan oleh DPP melalui DPD, dan diserahkan melalui Tim Admin di grup WhatsApp Administrator Web Database Pertuni se-Indonesia. Format username akan disesuaikan dengan nama daerah atau cabang bersangkutan (contoh: [email protected] atau [email protected]).
2. Buka Laman Web: Buka aplikasi browser (seperti Google Chrome, Mozilla Firefox, atau Safari) dan akses tautan: https://surel.pertuni.or.id. Fitur ini sama mudahnya dengan menggunakan Gmail biasa.
3. Login & Ganti Sandi: Masukkan username dan password awal yang diberikan. Pada saat login untuk pertama kalinya, sistem akan mewajibkan Anda untuk mengganti password. Buat sandi yang aman dan pastikan untuk menghafal/mencatatnya.

B. Prosedur Lupa Kata Sandi (Reset Password)

Karena ekosistem email ini dikelola secara terpusat menggunakan fasilitas Google Workspace, prosedur pemulihan kata sandi dilakukan secara berjenjang guna menjaga keamanan:

1. Bagi Pengurus Cabang (DPC): Apabila pengelola email Cabang lupa kata sandi, silakan menghubungi Administrator Daerah (DPD) masing-masing untuk meminta bantuan proses reset password.
2. Bagi Pengurus Daerah (DPD): Apabila pengelola email Daerah lupa kata sandi, silakan menghubungi Administrator Pusat (DPP) melalui email bantuan teknis ke [email protected] untuk meminta bantuan proses reset password.

C. Migrasi Email Lama ke Email Baru

Agar tidak ada email penting yang terlewat atau hilang, lakukan langkah berikut:

1. Alihkan Email Pertuni Lama: Aktifkan fitur Import dan fitur pengalihan otomatis (Autoforward) pada pengaturan email Pertuni Anda yang lama (misal: email yang masih berakhiran @gmail.com). Dengan begitu, semua email yang masuk ke alamat lama akan otomatis diteruskan ke email resmi @pertuni.or.id.
2. DILARANG MENGALIHKAN EMAIL PRIBADI: Fitur Import atau Autoforward ini hanya boleh digunakan untuk menarik data dari email lama milik organisasi. Dilarang keras mengimpor atau mengalihkan email dari akun pribadi ke email resmi Pertuni.

D. Aturan Penggunaan Email Resmi

1. Urusan Organisasi Saja: Email resmi ini dikhususkan secara eksklusif untuk kegiatan operasional dan koordinasi internal maupun eksternal organisasi. Dilarang keras menggunakannya untuk urusan pribadi.
2. Ganti di Media Publikasi: Segera ganti alamat email pada semua media publikasi dan media sosial resmi DPD/DPC dengan email resmi @pertuni.or.id ini.
3. Pembaruan Kop Surat: Segera cantumkan alamat email resmi ini pada kop surat DPD/DPC. Apabila masih ada sisa stok kop surat lama, penggantian dapat dilakukan secara bertahap.
4. Pendelegasian Akses: Apabila ada staf atau pihak lain (selain pengurus inti) yang ditugaskan untuk mengakses email ini, wajib disertai dengan bukti persetujuan/diketahui secara resmi oleh Ketua DPD atau Ketua DPC bersangkutan.
5. Keamanan Fasilitas Umum: Selalu pastikan Anda melakukan Log Out (keluar) apabila mengakses email resmi ini dari perangkat milik publik atau komputer yang dipakai bersama.

E. Bantuan Teknis (IT Helpdesk)

1. Bimbingan teknis lebih lanjut mengenai pengelolaan email akan dikoordinasikan melalui Grup Administrator di bawah arahan Departemen Riset dan Teknologi DPP Pertuni.
2. Apabila DPD/DPC mengalami kendala teknis terkait email, silakan mengirimkan pengaduan ke email IT Support pusat: [email protected].