SOP Pengkinian Data dan Penerbitan KTAP Digital

SOP ini bertujuan sebagai panduan bagi Anggota Pemula dan Anggota Biasa Pertuni beserta jajaran pengurus dalam melakukan pengkinian data keanggotaan pada Pangkalan Data (Database) Website Pertuni agar hak-hak anggota dapat terpenuhi secara sah.

A. Prosedur Pengkinian Data (Pendaftaran)

1. Koordinasi dengan Tingkat Cabang (DPC): Anggota yang ingin mendaftar atau melakukan pengkinian data wajib menghubungi dan berkoordinasi dengan Administrator Database Web Pertuni di Cabang (DPC) setempat.
2. Koordinasi dengan Tingkat Daerah (DPD): Apabila di kota/kabupaten domisili anggota tersebut belum terbentuk DPC, maka koordinasi pendaftaran dan pengkinian data dialihkan ke Administrator Database Web Pertuni di tingkat Daerah/Provinsi (DPD).
3. Penggunaan Media Pendaftaran Digital: Proses pengisian aplikasi/formulir pendaftaran anggota di tingkat Cabang diperbolehkan menggunakan media Google Form. Untuk menjamin keamanan kerahasiaan data anggota, Google Form tersebut wajib dibuat menggunakan akun email resmi Pertuni milik Cabang (berakhiran @pertuni.or.id).
4. Penyimpanan Berkas Pendukung: Pengurus Cabang diimbau dan diwajibkan untuk menjaga kerahasiaan serta menyimpan berkas digital pendaftaran anggota secara tertib. Seluruh formulir maupun dokumen pendukung, seperti salinan KTP atau Kartu Keluarga, harus disimpan secara terpusat pada Google Drive dari akun email resmi Pertuni Daerah atau Cabang, dan tidak diperkenankan untuk disimpan pada drive akun pribadi.
5. Penyerahan Informasi: Anggota berpartisipasi dengan cara mengirimkan informasi, berkas, atau hal-hal lain yang dibutuhkan oleh administrator untuk keperluan penerbitan KTAP sesuai alur yang ditetapkan.

B. Prosedur Penerbitan dan Pencetakan KTAP

1. Penerimaan KTAP Digital: Anggota yang telah melaksanakan pengkinian data berhak mendapatkan KTAP Digital. Anggota dapat melakukan pengecekan status dan hasil jadinya pada DPC tempat anggota tersebut mendaftar.
2. Penyimpanan Berkas Digital Anggota: KTAP Digital yang diserahkan oleh tim administrator dapat langsung disimpan oleh masing-masing anggota di dalam telepon seluler (handphone) atau media penyimpanan digital lainnya.
3. Pencetakan Fisik (Opsional): Pencetakan KTAP Digital menjadi kartu fisik (seperti kertas, plastik PVC, atau bahan lainnya) bersifat pilihan (tidak wajib).