SOP Pendaftaran Tim Administrator Daerah dan Cabang

SOP ini disusun sebagai panduan resmi bagi Dewan Pengurus Daerah (DPD) dan Dewan Pengurus Cabang (DPC) dalam menunjuk dan mendaftarkan Tim Administrator di wilayah kerjanya masing-masing.

A. Fungsi dan Tanggung Jawab Administrator

Tim Administrator yang ditunjuk memiliki 2 (dua) fungsi utama, yaitu:

1. Administrator Web Database Keanggotaan: Bertugas mengelola sistem database Pertuni di tingkat daerah atau cabang, yang meliputi proses input data anggota baru, verifikasi data, hingga pencetakan Kartu Tanda Anggota Pertuni (KTAP) digital untuk didistribusikan kepada anggota.

2. Fasilitator dan Narahubung Digitalisasi: Bertindak sebagai penghubung (narahubung) antara Dewan Pengurus Pusat (DPP) dengan pengurus di daerah/cabang untuk keperluan pendistribusian, pemanfaatan, serta pelatihan berbagai fasilitas atau alat (tools) digital yang bermanfaat bagi pengembangan organisasi.

B. Persyaratan dan Mekanisme Perbantuan Administrator

Untuk memastikan kelancaran tugas, calon administrator harus memenuhi persyaratan berikut:

1. Status Keanggotaan/Kondisi Penglihatan: Administrator dapat berasal dari anggota biasa penyandang tunanetra (baik buta total/totally blind maupun low vision), ataupun orang awas yang berstatus sebagai Mitra Bakti, maupun pengurus/anggota Pertuni setempat.

2. Kompetensi: Memiliki literasi digital yang memadai untuk mengoperasikan sistem database berbasis web dan platform digital lainnya.

3. Legalitas Penugasan: Wajib memiliki Surat Keputusan (SK) Pengangkatan atau Surat Tugas resmi dari Ketua DPD/DPC yang secara spesifik menugaskan individu bersangkutan sebagai Tim Administrator.

4. Mekanisme Perbantuan SDM: Apabila Cabang tidak memiliki SDM yang mampu secara kompetensi untuk mengelola database anggota digital, hal ini dapat dikomunikasikan dengan DPD sesuai wilayah kerjanya atau Cabang lain untuk diperbantukan. Dengan kata lain, satu orang administrator dapat memegang lebih dari satu wilayah, atas sepengetahuan dan komunikasi yang jelas antar pihak-pihak yang terkait.

C. Prosedur Pendaftaran

Pendaftaran dilakukan secara terpusat secara online dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Persiapan Akun Email: Sangat disarankan agar pendaftaran menggunakan email resmi Pertuni milik DPD atau DPC bersangkutan (misalnya: [email protected]).

2. Akses Formulir: Buka browser dan akses tautan pendaftaran resmi di: pertuni.or.id/admindatabase.

3. Pengisian Data: Isi formulir secara lengkap, meliputi Nama Lengkap, Tingkatan Organisasi (DPD/DPC), NIK, Jabatan di kepengurusan, Email, Kondisi Penglihatan, dan Nomor WhatsApp aktif.

4. Unggah Dokumen: Unggah berkas salinan Surat Keputusan (SK) atau Surat Tugas penunjukan dalam format PDF atau JPG.

5. Klik Kirim atau Submit.

D. Proses Verifikasi dan Penerimaan Hak Akses

1. Verifikasi Dokumen: Data yang dikirimkan akan diverifikasi keabsahan SK atau Surat Tugasnya oleh Departemen Pemberdayaan Daerah dan Cabang di bawah koordinasi Ketua Bidang II DPP Pertuni.

2. Grup WhatsApp Administrator (Pusat Bantuan): Tim administrator yang telah terverifikasi akan digabungkan ke dalam grup WhatsApp khusus “Tim Administrator” se-Indonesia. Grup ini dikelola bersama antara Departemen Pemberdayaan Daerah dan Cabang serta Departemen Riset dan Teknologi. Berbagai pertanyaan serta bantuan teknis akan diberikan dan dilayani secara langsung di dalam grup terverifikasi tersebut.

3. Pembuatan Akun: Jika lolos verifikasi, akun database (beserta layanan digital terkait lainnya) akan dibuatkan oleh admin pusat.

4. Penyerahan Kredensial: Username dan password sementara akan dikirimkan langsung ke email atau nomor WhatsApp administrator bersangkutan.

E. Kewajiban dan Keamanan Data

1. Kerahasiaan Kredensial: Akun administrator bersifat rahasia dan mengelola data identitas pribadi anggota (seperti NIK dan No. HP). Dilarang keras membagikan username dan password kepada pihak lain yang tidak berkepentingan.

2. Ganti Kata Sandi: Administrator wajib segera mengganti kata sandi (password) pada saat berhasil login untuk pertama kalinya.

3. Tanggung Jawab Data: Administrator bertanggung jawab penuh atas kebenaran dan validitas input data anggota di wilayahnya masing-masing.

4. Pelaporan Pergantian Personel: Apabila ada personel administrator yang berhenti dari jabatannya, mengundurkan diri, atau akan diganti, Pengurus DPD/DPC wajib melaporkannya kepada Ketua Bidang II DPP Pertuni untuk diproses lebih lanjut dan dilakukan pencabutan hak akses sistem.