SOP Internal Validasi dan Pembaruan Data Kontak Nusantara

SOP ini merupakan panduan operasional internal yang dikhususkan bagi jajaran Sekretariat Umum DPP Pertuni. Panduan ini mengatur tata cara pengecekan permohonan pembaruan data kontak dari daerah/cabang, proses validasi, hingga tata cara eksekusi pembaruan data pada Pangkalan Data Utama (Master Sheet) agar tersinkronisasi dengan Direktori Kontak Nusantara.

A. Wewenang dan Tanggung Jawab

Pihak yang memiliki wewenang untuk melihat data permohonan masuk, memvalidasi, serta mengubah data pada Master Sheet Direktori Kontak Nusantara adalah tim administrasi di bawah koordinasi Sekretaris Umum DPP Pertuni.

B. Prosedur Pengecekan Permohonan Masuk

1. Persiapan Akun (Login): Pastikan staf sekretariat telah login pada aplikasi peramban (browser) menggunakan akun email resmi Sekretariat DPP Pertuni. Hak akses (permission) hanya diberikan kepada email resmi yang telah didaftarkan.

2. Akses Tautan Data Masuk: Buka tautan https://pertuni.or.id/updatemasuk. Tautan ini akan mengarahkan Anda pada Google Sheet yang menampung seluruh respons formulir pengajuan pembaruan data dari DPD dan DPC.

3. Pengecekan dan Verifikasi Berkas:

   • Periksa baris data terbaru yang masuk.

   • Tinjau kelengkapan isian, seperti kebenaran nama pengurus, nomor WhatsApp, email, dan nomor rekening.

   • Verifikasi dokumen pendukung (Surat Keputusan/SK terbaru) yang dilampirkan. Apabila diperlukan, pihak Sekretariat wajib menghubungi narahubung DPD/DPC terkait untuk mengonfirmasi keabsahan data guna mencegah tindak penipuan.

C. Prosedur Eksekusi Pembaruan Data Kontak

Apabila data yang diajukan pada tautan updatemasuk telah diverifikasi dan dinyatakan valid, Sekretariat DPP wajib segera melakukan pembaruan pada data publik dengan langkah berikut:

1. Buka Master Sheet Nusantara: Buka tautan https://pertuni.or.id/nusantara melalui peramban (browser). Tautan ini merupakan basis data utama (Master Sheet). Tautan ini hanya bersifat Read-Only bagi publik, dan baru dapat diedit (diubah) apabila pengguna sudah login menggunakan email resmi Pertuni khusus untuk Sekretariat DPP.

2. Pencarian Data Lama: Setelah halaman terbuka dalam mode edit, cari baris data DPD atau DPC yang mengajukan perubahan.

3. Eksekusi Pembaruan: Timpa/ganti data yang lama dengan data yang baru sesuai dengan pengajuan yang telah divalidasi.

4. Sinkronisasi Otomatis: Setiap perubahan yang diketikkan dan tersimpan pada Master Sheet tersebut akan secara otomatis tersinkronisasi. Publik dan anggota Pertuni di seluruh Indonesia dapat langsung melihat perubahannya secara real-time ketika mereka mengakses tautan yang sama.

5. Penandaan Selesai: Kembali ke sheet updatemasuk, lalu berikan tanda (misalnya dengan memberi warna sel atau mengetikkan status “Selesai Diproses”) pada baris pengajuan tersebut agar tidak terjadi pengerjaan ganda oleh staf sekretariat yang lain.

D. Tutorial Aksesibilitas Mengelola Google Sheet (Bagi Pengguna Screen Reader)

Bagi staf sekretariat yang menggunakan pembaca layar (Screen Reader seperti NVDA atau JAWS), pengelolaan Google Sheet dapat dilakukan dengan optimal apabila fitur “Dukungan Pembaca Layar” (Screen Reader Support) pada Google Sheets telah diaktifkan.

Berikut adalah panduan pintasan (keyboard shortcuts) untuk bekerja dengan cepat:

1. Mengaktifkan Mode Braille/Screen Reader: Saat pertama kali membuka Google Sheet, tekan Alt + Shift + A, lalu pilih “Enable screen reader support”. (Pada beberapa peramban, Anda dapat menekan Ctrl + Alt + Z).

2. Navigasi Antar Sel: Gunakan Panah Atas / Bawah / Kiri / Kanan untuk berpindah antar sel. Pembaca layar akan membacakan posisi sel (contoh: “A1, Nama Cabang”) beserta isinya.

3. Membaca Seluruh Baris (Row): Tekan Shift + Space untuk menyorot seluruh baris, sehingga Anda bisa mendengar keseluruhan data dari satu DPD/DPC yang sedang mengajukan pembaruan.

4. Masuk ke Mode Edit (Mengubah Data): Saat berada di sel yang ingin diubah pada Master Sheet, tekan tombol Enter (atau F2). Anda akan mendengar bunyi pop atau keterangan “Edit”. Hapus data lama, ketik data baru, lalu tekan Enter kembali untuk menyimpan perubahan.

5. Berpindah Antar Sheet (Tab): Jika data dibagi ke dalam beberapa sheet di bagian bawah layar (misal: Sheet DPD, Sheet DPC), tekan Ctrl + Shift + Page Down atau Ctrl + Shift + Page Up untuk berpindah antar sheet.