SOP Penggunaan Akun Microsoft Teams dan OneDrive

SOP ini merupakan panduan bagi jajaran pengurus Dewan Pengurus Daerah (DPD) dan Dewan Pengurus Cabang (DPC) dalam memanfaatkan akun Microsoft 365 yang disediakan oleh DPP Pertuni.

Fasilitas ini berhasil didapatkan oleh Pertuni melalui program hibah Microsoft for Nonprofits. Akun ini merupakan Inventaris Digital Organisasi, sehingga penggunaannya wajib dikhususkan untuk kepentingan kedinasan organisasi Pertuni.

A. Keuntungan Menggunakan Microsoft Teams Pertuni

Dengan menggunakan fasilitas resmi ini, pengurus daerah dan cabang dapat menghemat secara signifikan anggaran organisasi untuk penyelenggaraan meeting online. Beberapa keuntungan utamanya meliputi:

Fitur Perekaman Rapat Gratis: Memiliki fitur perekaman (recording) untuk rapat daring tanpa batas waktu layaknya fasilitas Zoom Pro yang berbayar.
Kapasitas Penyimpanan 1 Terabyte: Dilengkapi dengan penyimpanan awan (OneDrive) berkapasitas sangat besar yaitu 1 Terabyte (1.000 GB) yang terhubung dengan akun.
Fasilitas Webinar Terintegrasi: Tidak hanya untuk rapat koordinasi biasa, MS Teams juga dapat digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan webinar yang dilengkapi dengan sistem pendaftaran (registrasi peserta) sendiri seperti layaknya fitur Zoom Webinar.
Sangat Aksesibel dan Multi-Platform: Dirancang dengan tingkat aksesibilitas yang sangat baik bagi pengguna aplikasi pembaca layar (screen reader). MS Teams tersedia dan dapat diakses melalui aplikasi versi Desktop (Windows/Mac), perangkat seluler (Mobile iOS dan Android), maupun melalui versi Web.

B. Prosedur Pengajuan Akun

Distribusi akun Microsoft 365 dilakukan berdasarkan permintaan (on-demand) dari daerah atau cabang.
Pengurus Daerah atau Cabang yang membutuhkan fasilitas ini dapat mengajukan permohonan melalui email ke: [email protected] di bawah koordinasi Departemen Riset dan Teknologi DPP Pertuni.

C. Aturan Keamanan Kredensial

Pemegang akun bertanggung jawab penuh atas keamanan username dan password yang diberikan.
Pengguna wajib melakukan Sign-out (keluar) apabila mengakses akun pada perangkat atau komputer fasilitas umum.
Pastikan perangkat ponsel atau laptop yang terhubung dengan akun ini dilindungi oleh Lock Screen (kunci layar) untuk menjaga kerahasiaan data anggota.
Sangat disarankan untuk menggunakan aplikasi Microsoft Authentication guna menambah tingkat keamanan akun secara berlapis.

D. Pengelolaan OneDrive dan Rekaman Rapat

Setiap akun dilengkapi dengan fasilitas penyimpanan awan (OneDrive) berkapasitas 1 Terabyte (1.000 GB).

Penyimpanan Rekaman: Seluruh rekaman rapat atau webinar yang dilakukan via Microsoft Teams akan tersimpan secara otomatis di dalam folder “Recordings” di OneDrive, dan dapat diakses kembali kapan saja.
Akses via Komputer (Windows): Masuk ke aplikasi OneDrive menggunakan akun resmi. Folder akan muncul di File Explorer, dan pengurus cukup melakukan copy-paste dokumen organisasi agar otomatis tercadangkan ke cloud.
Akses via Web: Akses secara cepat melalui peramban (browser) dengan mengunjungi portal.office.com, lalu pilih ikon OneDrive.
Akses via Ponsel: Unduh aplikasi OneDrive (Play Store/App Store) dan Sign-in menggunakan akun @a.pertuni.or.id. Folder “Recordings” dapat ditemukan pada tab “Files”.

E. Panduan Aksesibilitas Microsoft Teams (Bagi Pengguna Pembaca Layar)

1. Navigasi pada Laptop (Windows - NVDA/JAWS)

Mute/Unmute Mikrofon: Tekan Ctrl + Shift + M.
On/Off Kamera: Tekan Ctrl + Shift + O.
Angkat/Turun Tangan (Raise Hand): Tekan Ctrl + Shift + K.
Membuka Panel Chat Rapat: Tekan Ctrl + Shift + C.
Keluar Rapat (Hang up): Tekan Ctrl + Shift + H.

2. Navigasi pada Perangkat Seluler (Android - TalkBack / iOS - VoiceOver)

Interaksi Dasar: Gunakan gestur geser satu jari (flick) untuk menelusuri dan ketuk dua kali (double tap) untuk eksekusi.
Bergabung ke Rapat: Buka tab “Calendar” atau “Chat” di bawah layar, temukan judul rapat, lalu ketuk dua kali pada tombol “Join”.
Kontrol Rapat: Di dalam layar rapat, geser jari ke bagian bawah layar. Ketuk dua kali pada “Mute microphone” atau “Turn on video” untuk mengubah statusnya.
Mengangkat Tangan: Temukan tombol “More” (ikon titik tiga), ketuk dua kali, dan pilih “Raise Hand”.
Keluar Rapat: Ketuk dua kali pada tombol “Hang up” atau “Leave” di sudut kanan bawah layar.